勤怠管理システム導入
クラウド型勤怠管理システムと生体認証の打刻機を導入して働き方改革法案の時間外労働規制の管理を実現した事例です。クラウド型勤怠管理システムの調査及び選定から運用、さらに給与計算システムとの連携を自動化するプログラムの作成までのサービスを一貫して提供することで、大きな業務効率化の効果が生まれました。また、生体認証の打刻機の購入では、厚生労働省の助成金の活用も当組合でサポートしました。
製造業(工作機械メーカー)
| 課題 | 課題 働き方改革法案の時間外労働規制の効率的な管理 |
|---|---|
| 利用サービス① | 勤怠・業務管理システムの導入 |
| 利用サービス② | 補助金・助成金の活用 |
| 導入期間 | 10カ月 |
- クラウド型勤怠管理システムを導入する前は、どのような課題がありましたか？
- 旧来のタイムカードによる管理で、勤務時間の情報は月1回の集計だったため、毎月の時間外労働時間は“結果”でしか見ることが出来ませんでした。したがって、上司が部下に対して月の途中で「今月は時間外労働が45時間を超えそうだから、明日から定時に帰るようにしよう」といった予測をもとに対策を取ることが出来ていませんでした。また、これを解決するために、タイムカードのデータを毎日回収して、エクセルで集計をする対策を取りましたが、集計に一人の従業員が付きっきりで数時間かかってしまい、「時間外労働の集計のために時間外労働する」という悪循環だったため、全従業員の勤務時間を毎日効率的に集計することが喫緊の課題でした。また、働き方改革法案の時間外労働規制では、時間外労働時間の複数月平均なども管理しなければなりませんが、これを管理する方法も見当たらず困っていました。
- システムの導入でどのような成果がありましたか？
- クラウド型のシステムを導入したため、国内外への出張者や外回りの多い営業担当者、東京の本社と宮城工場の勤務者、全ての勤務状況をリアルタイムで自動集計出来るようになり、時間外労働時間の集計をする必要が無くなりました。
さらに、時間外労働の複数月平均も自動で管理ができ、上限を超えそうになると警告を出してくれるため、管理のために特別な作業をする必要がありません。
また、勤怠管理システムから出力した全従業員のデータを、給与計算システムに取り込めるプログラムを作って頂いたので、これまで2日間かけて行っていた作業が半日程度で終わるようになり、残業の時間が減りました。 - システム導入の過程はどうでしたか？
- 当社はITシステムに精通した専任の担当がいないため、いろいろなメーカーの勤怠システムを調査して当社の課題解決に最適なものを提案してくれるサービスはとても助かりました。neconoteは売り手側の目線で提案する販売店などとは違い、導入する中小企業の目線で提案をしてくれるので、導入システム決定の判断をすぐに下すことが出来たのだと感じます。システムの導入から運用に至る過程では、指導だけではなく現場の私たちと一緒に作業を行いながら丁寧に説明をして頂き、最後には運用マニュアルまで作ってもらったので、不安を感じることはありませんでした。それに加え、自分たちの力だけでは難しくて申請しようとは考えていなかった「時間外労働等改善助成金」の活用もサポートしてもらい、生体認証の打刻機を購入する費用の約7割を助成金で賄うことが出来ました。また、運用開始後も、不明点などがあった場合に、チャットや電話で相談すると迅速に対応して頂けるので、とても安心です。
- 今後の取り組みはどのようなことを想定していますか？
- 今後の取り組みはどのようなことを想定していますか？
導入頂いた「勤怠・業務管理システムの導入」では、クラウド型の勤怠管理システムを導入して、時間外労働の管理を効率化することが可能です。また、給与計算システムとや経理システムなど、前後の業務との連携を効率化して、担当者の業務負荷を軽減することが出来ます。また、市販のシステムでは対応出来ない場合には、独自の簡易的なプログラムを作成するなどして、中小企業に馴染みやすい業務の自動化を実現します。
